"Będzie Pan zadowolony" - dobra współpraca klienta z dostawcą

Popularne można powiedzieć powiedzenie „Będzie Pan zadowolony” Ciągle jeszcze występuje w śród dostawców. W branży IT jest to dość powszechne zwłaszcza, jeżeli przyjrzymy się młodym wykonawcom. Bardzo często nie zwracają oni uwagi na wymagania, jakie są przedstawiane przez klienta/zamawiającego. Chęć „złapania” zlecenia jest tak silna, że zapomina się o podstawowych zasadach związanych ze zbieraniem wymagań. Już podczas pierwszego kontaktu można zorientować się, z jakiego rodzaju dostawcą mamy do czynienia.

Podobnie sprawa wygląda od strony zamawiającego. Wysyłane zapotrzebowania są niekompletne i bardzo często zawierają kluczowe braki, jeżeli chodzi o sposób wykonania zlecenia. Typowy schemat może wyglądać przykładowo tak:

Zlecenie: „Zlecę wykonanie pracy ………., termin jak najszybciej, proszę o ofertę i wycenę”

Już na pierwszy rzut oka można zauważyć, że zlecenie posiada bardzo duże ryzyko niepowodzenia. Wysłanie oferty a co gorsze wycena jest w tym momencie, można powiedzieć samobójstwem na rynku dostawców IT. Jeżeli założymy, że zlecenie dotyczy wykonania strony www z pięcioma podstronami. Najczęściej popełnionym błędem będzie odpowiedź na ofertę w stylu: „Bardzo chętnie zajmę się wykonaniem strony, cena xxxPLN za podstronę” Jeżeli dostawca będzie miał szczęście to uda mu się na tym zarobić. Jeżeli jednak nie to może okazać się, że taką „prostą stronę” będzie robił przez najbliższe pół roku, nie skończy „najszybciej”, popsuje sobie opinię, a co najważniejsze straci pieniądze.

Z punktu widzenia zleceniodawcy, tego typu ogłoszenie może skutkować tym, że odpowiedzi na jego zapotrzebowanie będą takie, jak opisane powyżej. To również jest ryzyko tego że, narazi się na dodatkowe koszty związane z koniecznością doprecyzowania zlecenia, opóźnień związanych z wdrożeniem, niezrozumienia przez dostawcę, co wiąże się z dostarczeniem nie tego „co zamawiający miał na myśli” z jednoczesnym otrzymaniem faktury i wymagalności zapłaty za coś co nie spełnia oczekiwań.

Pojawia się w tym momencie pytanie, jak uniknąć tego typu problemów.

1. Warto jest jak najdokładniej określić wymagania zarówno po stronie zamawiającego jak i dostawcy. Jeżeli na ogłoszenie podane w przykładzie otrzymujemy odpowiedź z wyceną, to powinniśmy ocenić ryzyko związane z zawarciem takiego kontraktu. Ktoś odpowiedział i wycenił rzecz, której nie widział i nie wie, jaki jest zakres prac, co może świadczyć małym doświadczeniu w pracy z klientem. Czytając takie ogłoszenie, jako dostawca, też należy się zastanowić i ocenić ryzyko związane z zamawiającym, czy na pewno wie czego chce i czy w sposób ciągły nie będzie zmieniał wymagań dotyczących zamówienia;
2. Poświęcić czas na spotkanie przed złożeniem oferty i dokładnie doprecyzować i spisać wymagania;
3. Podzielić duże zadania na możliwie jak najmniejsze tak aby możliwie jak najdokładniej określić czas potrzebny na realizację zlecenia;
4. Stworzyć razem z klientem zespół, w którym zamawiający również ma swoją rolę i swoją odpowiedzialność;
5. Informować o każdych zmianach, opóźnieniach i dodatkowych wymaganiach, zarówno po stronie zamawiającego jak i dostawcy.

Utworzenie z klientem zespołu, dialog i jasne wymagania to zysk zarówno dla zamawiającego jak i dla wykonującego zlecenie.

Ważnym pytaniem jest też pytanie „co dalej”. Składając ofertę powinniśmy się zastanowić czy jesteśmy w stanie wspierać klienta w kolejnych latach, od razu poinformować o kosztach z tym związanych. Jeże taka informacja nie wychodzi od dostawcy, dobrze jest, aby zamawiający zadał takie pytanie. Wykonanie zlecenia to jedno a jego obsługa po wdrożeniu to drugie. Warto pamiętać, że przeróbka istniejącego rozwiązania może kosztować więcej niż wdrożenie nowego. Brak zaplanowanych działań, brak jasno określonych wymagań i brak współpracy pomiędzy dostawcą i odbiorcą to bardzo pewna droga do dodatkowych i nieprzewidzianych kosztów.

Opracowano:
Jarosław Okulicz
goNext.pl